Learnplace testuje WorkPlace by Facebook!

Na co dzień wdrażamy wewnętrzne portale społecznościowe, aktywizujemy użytkowników, raportujemy działania w obszarze digital workplace, a tym razem postanowiliśmy przetestować najnowsze narzędzie dla firm, zaproponowane przez Faceoboka. Eksperymenty na Workplace by Facebook, bo taka jest od 10 października jego pełna nazwa (wcześniej: Facebook at Work), rozpoczęliśmy dzień po otrzymaniu e-maila z zaproszeniem, czyli równo miesiąc po zgłoszeniu naszej firmy do korzystania z okresu próbnego.

Jak informują autorzy narzędzia, portal był wcześniej testowany przez wybrane firmy oraz pracowników Facebooka przez rok – i tak naprawdę stale się rozwija, co jakiś czas proponując nowe udogodnienia. Zmiany w ostatnim okresie okazały się na tyle istotne, że podczas pisania tego artykułu kilka wniosków należało przystosowywać do nowych rozwiązań.

Poniższe opinie będą po trochu ocenieniem nowych funkcji, po trochu porównaniem do Yammera – podobnego narzędzia, z którego korzystamy już od ponad 2 lat. Zacznijmy więc od początku:

Layout

Tuż po rejestracji oraz przebrnięciu przez całą masę możliwych ustawień i tutoriali, użytkownikowi ukazuje się bardzo przejrzysty interfejs, będący wyraźną kopią obecnego widoku strony głównej na Facebooku – co według nas jest bardzo trafnym posunięciem. Dzięki temu korzystanie z narzędzia jest dość intuicyjne dla osób, które na co dzień mają do czynienia z tradycyjnego portalu oferowanego przez Zuckerberga. Trochę dziwi więc liczba wskazówek, które są publikowane w wybranych grupach i przypominają o sobie w notyfikacjach, również tych e-mailowych.

Wskazówka: tuż po rejestracji edytuj opcję otrzymywania powiadomień na skrzynkę e-mail, aby w kolejnych dniach nie zostać nimi zasypaną/ym.

Widok strony głównej portalu Workplace by Facebook
Widok strony głównej portalu Workplace by Facebook

Poza przejrzystością layoutu, ogromną zaletą jest wyczuwalna szybkość portalu – wszelkie komentarze dodawane są od razu, niemal tak szybko, jak dzieje się to na czacie czy Skypie. Jedynym wyjątkiem jest ładowanie załączników w formie plików, na które należy chwilę poczekać (o czym będzie później). Bardzo funkcjonalne są też aplikacje mobilne (Workplace i Work Chat dostępne na systemach Android i iOS), które również łudząco przypominają aplikacje facebookowe.

Źródło zdjęcia

– Na pewno dużym plusem Workplace jest zastosowanie tej samej filozofii i mechanizmów działania co w tradycyjnym Facebooku, do którego każdy z nas w życiu prywatnym jest przyzwyczajony – potwierdza Piotrek Jagusiak, Social Enterprise Consultant. – Dzięki temu użytkownik nie powinien mieć kłopotu w adopcji. Osobiście jednak na gruncie pracowniczym wolę używać Yammera, mającego kilka rozwiązań, których brakuje mi na testowanym portalu Zuckerberga, takich jak funkcja ,,Pochwała”, szerszy i czytelniejszy newsfeed, możliwość tagowania dyskusji odpowiednimi hashtagami/kategoriami czy czytelniejsza kolumna po lewej stronie, która na Yammerze jest ograniczona tylko do grup, co znacznie ułatwia nawigację.

– Dużą niekonsekwencją jest pozostawienie części portalu w języku angielskim – dodaje Damian Kącicki, Community Manager. – Występują na przykład nazwy grup (np. „Workplace Tips”) lub automatycznie generowane komunikaty – w języku angielskim, mimo wyboru języka polskiego, który pojawia się w innych miejscach na portalu.

Grupy

Już na pierwszy rzut oka widać wyraźnie, że to na grupy kładziony jest największy nacisk. Pozostałe funkcje są w zasadzie tylko dodatkiem, upiększającym całe narzędzie. Grupy mają 3 możliwe rodzaje widoczności, dzięki czemu można dostosowywać treści i dyskusje do wybranych odbiorców, utajniać te, które nie powinny lub nie muszą być zaprezentowane pozostałym pracownikom:

  • „open” – grupa ogólnodostępna,
  • „closed” – jej nazwa jest widoczna przez wszystkich, ale dostęp do postów otrzymuje się po zaakceptowaniu uczestnictwa przez jej założyciela,
  • „secret” – grupa widoczna tylko przez zaproszonych członków.

Co ciekawe, posty można publikować tylko w wybranej grupie lub na swoim profilu. Z poziomu newsfeedu, po kliknięciu w górny box, Workplace zmusza nas jeszcze przed napisaniem postu do wyboru odpowiedniej grupy, gdzie ma zostać zamieszczona treść:

Podgląd funkcji dodania postu z poziomu newsfeedu

– Dla mnie najważniejszą zaletą Workplace są właśnie te grupy. Przede wszystkim są genialnie zorganizowane – twierdzi Magda Janiszewska, Community Manager. – Atutem jest bardzo czytelny podział na sekcje: „Proponowane”, „Nowe”, „Twoje”, „Wszystkie”, co umożliwia szybką orientację.  Przy dużych organizacjach, w których prowadzi się sporo projektów i inicjatyw pracowniczych na pewno takie rozwiązanie będzie miało niebagatelne znaczenie. Wybrane grupy można dodać do „Ulubionych” (czyli dodatkowo je wyróżnić) oraz zarządzać powiadomieniami, które w każdej grupie mogą być inne – to również duży plus.

– Członków grupy można dodawać na kilka wygodnych sposobów – kontynuuje Magda. – Wśród nich jest również, podobnie jak na Yammerze, import z pliku, który na pewno sprawdzi się w przypadku grup dla dużych, interdyscyplinarnych projektów, w których uczestniczy kilkadziesiąt osób z różnych działów firmy, czego nie ma w grupach na zwykłym Facebooku. Podoba mi się też to, że z poziomu grupy można w łatwy sposób rozmawiać na czacie z wybranymi lub wszystkimi osobami, które do niej należą. Takiej rozmowie można nadać nazwę i jej zdjęcie – według mnie to świetna opcja dla osób, które lubią mieć porządek lub gdy w ramach firmy czy zespołu projektowego jest ściśle ustalona grafika dotycząca konkretnych tematów, na przykład dotycząca obsługi klienta czy raportowania projektu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy takich konwersacji jest wiele w różnych grupach. Warte uwagi są również dodatkowe opcje czatu, które znajdziemy pod przyciskiem „działania”:

Podgląd funkcji czatu

– Generalnie dla tych, którzy na co dzień korzystają z grup na zwykłym Facebooku, grupy na Workplace nie powinny sprawić problemu a nawet jest szansa, że użytkownicy tradycyjnego portalu społecznościowego zatęsknią za tym Workplace’owym zorganizowaniem – podsumowuje Magda.

– Dla mnie minusem jest z kolei podgląd komentarzy, które pojawiają się w danej grupie nie tylko na stronie, lecz także (gdy jesteśmy w innej grupie) w dodatkowym okienku – dodaje Damian – okienku, wyglądającym jak box z czatem. Taki wyskakujący box jest po prostu bardzo mylący. Użytkownik może obawiać się, że wiadomości prywatne zmieszają mu się z ogólnodostępnymi postami z grup, widzianymi nie tylko przez komentowane w konkretnym poście osoby.

Wydarzenia

To funkcjonalność, której nie ma enterprise’owa konkurencja. Na Workplace jest możliwość tworzenia wydarzeń z pełnym wachlarzem opcji. Do każdego wydarzenia można dodać lokalizację, opis czy agendę oraz zaprosić na nie wszystkich z grupy lub tylko konkretne osoby.

– Jest to niezwykle pomocne przy komunikacji wokół szkolenia, konferencji czy jakiegokolwiek innego spotkania – mówi Damian. – Możemy zaprosić konkretnych uczestników, widzimy, kto dołączy do wydarzenia, a kto z niego rezygnuje i możemy od razu otrzymać feedback z jakiej przyczyny. Dzięki temu narzędziu można na przykład wspólnie przygotować agendę spotkania – dowiedzieć się, które tematy powinny zostać poruszone oraz zbierać pytania przed spotkaniem i po nim. Ponadto jest opcja dodawania zdjęć i materiałów zarówno dla uczestników, jak i nieobecnych, zainteresowanych, a także zorganizowania ankiety podsumowującej na przykład po odbytym wydarzeniu.

– Jedyne, co wymaga poprawy to baza miejsc – dodaje Damian.  –  Nie wyszukują się wszystkie miejsca, które można znaleźć na Facebooku.

Mimo że  baza miejsc wygląda na zmigrowaną z ogólnodostępnego portalu Zuckerberga. Można je wprawdzie wpisywać ręcznie, ale tracimy wtedy możliwość sprawdzania lokalizacji na mapce.

Przykładowy podgląd grupy na Workplace by Facebook

Wideo

To kolejna funkcja możliwa na Workplace – z funkcją nie tylko uploadu gotowego filmu, lecz także tworzenia transmisji na żywo, co może mieć zastosowanie na przykład podczas szkoleń czy spotkań firmowych. Samo wideo można również załączać na czacie, obok zdjęć, naklejek, nagrania audio czy możliwości podzielenia się z odbiorcą/odbiorcami obecną lokalizacją.

Podgląd transmisji na żywo, udostępnionej w jednej z grup na Workplace

Posty i komentarze

Jak już wspominałam, posty można publikować w 2 miejscach: na własnym profilu lub w odpowiedniej grupie, a idąc dalej – również w założonym tam evencie, pod transmisją na żywo, ankietą czy dokumentami. Co ciekawe, pod załączonymi plikami jest możliwość wyłączenia opcji komentowania oraz włączenia ich z powrotem przez autora, w każdym dowolnym momencie.

Na plus oceniam możliwość edytowania postu czy komentarza i śledzenia historii edycji – został tu zastosowany dokładnie ten sam mechanizm, co na zwykłym Facebooku. I przyznam szczerze, że bardzo brakuje mi tego na Yammerze. Natomiast z punktu widzenia organizacji międzynarodowych, na pewno przydatną funkcją jest opcja tłumaczenia postów na wybrany język.

Dużą niespodzianką jest opcja formatowania tekstu w przypadku postów zamieszczanych w grupach, która nie występuje na zwykłym Facebooku. Wskazówki jak to robić są dostępne w wyskakującej podczas tworzenia postu ściągawce, widocznej poniżej:

Możliwe sposoby formatowania tekstu w postach na grupach (kliknij, aby powiększyć)

Na Workplace niepokoi algorytm wyświetlania postów, gdyż po zobaczeniu ich przez użytkownika – znikają z newsfeeda na dobre. Jedyną możliwością odnalezienia postu, do którego chce się wrócić, jest pamiętanie, w której był grupie lub wyszukanie go po słowie kluczowym.

Dopracować można by było również ankietę. Przy jej tworzeniu jest możliwość dodania nie tylko odpowiedzi autora, lecz także pozwolenia użytkownikom proponowania własnych. Sama idea jest oczywiście słuszna i może wspierać kreatywność, jednak dobrze by było ograniczyć liczbę tych odpowiedzi, aby np. ich wielość nie zniechęcała do lektury i nie nakłaniała do dodawania ciągle to nowszych odpowiedzi, bez zapoznania się z tymi już istniejącymi. Dużym minusem jest też brak możliwości usuwania lub edycji niewłaściwych/błędnych propozycji współpracowników przez autora ankiety, co może nieść ze sobą różne konsekwencje.

Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość dodawania plików, które po uploadzie zostają przez system przemienione na zdjęcia, dzięki czemu są możliwe do odczytania niemal na każdym urządzeniu. Wydłuża to jednak czas ich dodawania. Poza tym, o ile w przypadku prezentacji takie rozwiązanie może się sprawdzać, o tyle w przypadku pliku tekstowego jest po prostu nieprzemyślane – przystosowanie powstałego zdjęcia do widoku całej strony sprawia, że litery stają się niemal niemożliwe do przeczytania. Bardzo brakuje lupki, która powiększałaby wybrane fragmenty zdjęcia. Jest jednak na to sposób – aby móc korzystać z tej funkcjonalności należy przez publikacją powiększyć tekst pliku do takich rozmiarów, aby był czytelny przy podglądzie wydruku strony.

Od niedawna istnieje funkcja tworzenia plików na samym portalu i udostępniania ich do edycji innym użytkownikom w grupie.  Rozwiązanie zawiera ten sam mechanizm, co facebookowe notatki. Niestety, nie można pobrać gotowego dokumentu z portalu jako plik, co może być kłopotliwe i czasochłonne w przypadku występowania dużej liczby zdjęć lub odpowiedniego formatowania. Yammer oferuje znacznie lepsze rozwiązanie – łącząc tę funkcję z tradycyjnym plikiem wordowskim.

Poza formatowaniem, użytkownicy mają do dyspozycji również inne ozdobniki, takie jak naklejki, które mogą służyć jako odpowiedź na zadane w poście pytanie. Są również reakcje, dzięki którym można oceniać treść postu (do dyspozycji jest 6, jak na Facebooku). Mam tylko obawy, że ich nadmierne używanie może prowadzić do infantylizowania dyskusji.

Możliwe do wyboru reakcje pod postem

– Bardzo pomocną funkcją szczególnie w momencie, gdy chcemy dotrzeć do wszystkich osób w grupie jest możliwość sprawdzenia nie tylko listy osób, które wyświetliły dany post,  lecz także osób, które go nie wyświetliły, a które mają dostęp do danej treści (przynależą do grupy) – stwierdza Damian. –  Wiedząc o tym, do takich osób można na przykład wysłać wiadomość prywatną z ważną informacją lub też skontaktować się telefonicznie.

Widok zwykłego postu w grupie
Widok po kliknięciu w opcję „Wyświetlone przez”

Mnie osobiście podoba mi się fakt, że twórcy nie zrezygnowali z możliwości oznaczania tylko imienia innego użytkownika w poście/komentarzu (funkcja możliwa po użyciu @). Dzięki rezygnacji z wymieniania nazwiska rozmówcy, komunikacja staje się automatycznie mniej sztywna i mniej oficjalna.

Wiadomości prywatne

O wielu funkcjach czatu było już wspomniane przy okazji grupy czy wideo, ale warto podkreślić ich obecność. Przede wszystkim na uwagę zasługuje zaskakująca szybkość tego komunikatora. Poza tym znajdują się tu też dodatkowe informacje, dostępne podczas konwersacji, takie jak „Wyświetlone przez”, „Użytkownik pisze”, które mogą okazać się niezwykle ważną wiadomością dla użytkowników, którzy chcą mieć pewność, że druga osoba się z nią zapoznała na czas. Myślę, że Workplace góruje tu nad tradycyjną skrzynką e-mail.

Ponadto na poziomie czatu jest również możliwość rozmowy audio lub video, załączenia dowolnego pliku lub wspomnianej już przez Magdę – zmiany nazwy konwersacji. Poniżej pełen widok dostępnych na czacie funkcji:

Profil użytkownika

Dość ciekawie przemyślana jest koncepcja własnego profilu, na którym można znaleźć najważniejsze informacje kontaktowe do użytkownika, poznać jego stanowisko czy zobaczyć zdjęcie (o ile takowe dodał). Pojawiają się tu, podobnie jak na Yammerze, wszystkie komentarze, które pozostawił w grupach. Warto też wiedzieć, że użytkowników nie da się na Workplace „dodać do znajomych”, jak w przypadku zwykłego Facebooka, tylko obserwować. Jak widać autorzy wyszli ze słusznego założenia, że w stosunkach służbowych nie jest istotna grupa znajomych, lecz możliwość dotarcia do nich, obserwowania ich działań i wzajemnego inspirowania się.

Co jest nowe w porównaniu do Yammera, można na Workplace publikować posty na własnym profilu, a nie w wybranej grupie. Brak tu wprawdzie opcji formatowania tekstu, ale można znaleźć inne ciekawe elementy, które są i na Facebooku: możliwość ustawienia własnego nastroju, lokalizacji, tagowania współpracowników, dodania zdjęcia czy ważnego wydarzenia z życia:

Widok z poziomu profilu użytkownika – opcje dodania postu

Jak widać powyżej, pojawia się tu również opcja planowania postów, która niestety na chwilę obecną nie działa – po zaplanowaniu postu pojawia się wprawdzie przycisk „zaplanuj” i możliwość wyboru dokładnej godziny publikacji, jednak po jego zatwierdzeniu zostaje on opublikowany natychmiast, a tam, gdzie zwykle znajduje się czas publikacji, widnieje wzmianka, że zostanie on opublikowany „za x godzin/minut”:

Widok postu po zaplanowaniu (kliknij, aby powiększyć)

Warta podkreślenia jest opcja promowania osoby, dzięki czemu jej posty pojawiają się każdemu użytkownikowi w newsfeedzie, w pierwszej kolejności.  To bardzo potrzebna funkcjonalność  szczególnie w przypadku dyrektorów czy innych osób w firmie, przekazujących istotne dla wszystkich komunikaty:

Podgląd użytkowników z funkcji panelu administratora (kliknij, aby powiększyć)

Pomoc moderacyjna

Jedyne, czego tak naprawdę na Workplace brakuje, to zapewnienie osoby do kontaktu, która służyłaby firmie pomocą w kwestiach narzędziowych. Stawiany jest duży nacisk na informowanie o dostępnych funkcjach, co prawdopodobnie ma rekompensować wspomnianą nieobecność. Powstało również forum, połączone z forum facebookowym, na którym można zadawać pytania i czekać na odpowiedź ze strony innych użytkowników:

Widok forum, które ma zapewnić pomoc użytkownikom (kliknij, aby powiększyć)

Ponadto niemal codziennie na portalu publikowane są tipy, które są umieszczane również w notyfikacjach e-mailowych. Jak to oceniać?

– Dla mnie jedną z zalet jest pierwsze logowanie – mówi Damian  – podczas którego Workplace prowadzi nas krok po kroku i instruuje, co mamy zrobić i z czym się zapoznać.

Widok forum, które ma zapewnić pomoc użytkownikom

Niewątpliwie takie podpowiedzi początkowo mogą być pomocne szczególnie dla osób, które nigdy nie korzystały z tradycyjnego Facebooka i nie poruszają się po narzędziu z taką łatwością, jak ich Facebookowi koledzy. Osobiście mam jednak wrażenie, że po jakimś czasie liczba powiadomień, która przychodzi na służbową skrzynkę e-mail, może irytować. Na szczęście w panelu z ustawieniami jest możliwość ich wyłączenia. Wielka szkoda, że nie można wyłączyć poszczególnych podpowiedzi dla konkretnych, dodawanych do portalu użytkowników.

Statystyki

Trzeba przyznać, że w porównaniu do Yammera, Workplace uwzględnia więcej wskaźników do analizy, widocznych przez administratorów. Zakłada też własne cele, na podstawie których punktuje użytkowników czy ich działania. Szkoda tylko, że nie ma możliwości ustawienia własnych, indywidualnych celów portalu na dany miesiąc.

Widok wybranych statystyk, widoczny w panelu administratora

Wśród statystyk można m.in. znaleźć wskaźnik mówiący o unikalnych użytkownikach, którzy są określeni jako „Aktywni”. Są to wszystkie osoby, które korzystały z Workplace w ostatnim miesiącu, 7 dniach, 1 dniu. Dywersyfikacja jest tylko na poziomie tych 3 okresów, ale to i tak lepsze rozwiązanie od tego, które proponuje Yammer ocenia Damian.

Na Workplace można więc obserwować następujące statystyki w ziarnie dobowym, tygodniowym czy miesięcznym:

  • wykres aktywnych osób zarówno desktopowo, jak i mobilnie,
  • współczynnik ukończenia profilu, liczbę postów czy aktywnych grup,
  • listę najbardziej wpływowych i aktywnych osób, popularnych postów,
  • liczbę uzupełnionych zdjęć profilowych,
  • wykres typu grup i podział na ich dostępność,
  • listę wszystkich grup z liczbą użytkowników, dostępnością i datą utworzenia (można je eksportować do pliku),
  • wykaz zdarzeń w ujęciu dobowym (posty, komentarze, reakcje, wiadomości).

Biorąc pod uwagę statystyki, w zasadzie zarówno Yammer, jak i Workplace można by było jeszcze nieco dopracować twierdzi Piotr Makuła, prezes zarządu Brakuje mi raportowania dowolnych wskaźników, na przykład w podziale na grupy, regiony etc., co da się wygenerować na przykład na SalesPowerze.

Cel

Zamysłem istnienia portalu jest dokładnie to samo, co w przypadku Yammera czy innych portali typu Enterprise Social Network – ma pomóc w organizacji pracy i projektów, przyspieszyć decyzje, poprawić komunikację, inspirować publikowanymi tam pomysłami czy informować o ważnych kwestiach związanych z firmą. Korzystanie z wewnętrznych portali społecznościowych to zatem oszczędność nie tylko czasu pracowników, ale i kosztów – dzięki temu można wyeliminować lub drastycznie zmniejszyć zapotrzebowanie na inne narzędzia, służące do komunikacji  i współpracy, takie jak intranet, system telefonów stacjonarnych czy sprzęty do wideokonferencji.

Pytanie tylko, po co firma ma płacić za Workplace, skoro dokładnie te same funkcje są dostępne na Facebooku? Facebook tłumaczy to krótko: w trosce o bezpieczeństwo! Przedsiębiorstwa mają specjalne wymagania dotyczące wykorzystywanych w miejscu pracy systemów i co za tym idzie – zarządzania tożsamością czy bezpieczeństwa danych, które są tam przekazywane. Spółka oczekuje, że otrzyma prawo do własności danych, które są wytworem jej pracowników, a tego typu portale zawierają mechanizmy, mogące te treści eksportować i zapewnić ich bezpieczeństwo, czego zwykły Facebook nie oferuje.

Jak twierdzi Sheryl Sandberg, COO Facebooka, organizacja jest silniejsza i bardziej produktywna, kiedy pracownicy są razem. Warto też w tym miejscu przytoczyć wypowiedź Łukasza Kotkowskiego ze SpidersWeb, który stwierdził, że dedykowany komunikator firmowy to najlepszy wynalazek w biznesie od czasu e-maila.

Dzięki wprowadzeniu Workplace, Facebook dołączył do licznego już szeregu dostawców korporacyjnych narzędzi społecznościowych, rozpoznając rosnący wciąż potencjał tej formy komunikacji (proponowanych również przez IBM, Microsoft, Salesforce czy Jive). Po przejęciu Yammera przez Microsoft, ten długo oczekiwany ruch Facebooka pokazuje narastającą konsumeryzację narzędzi przeznaczonych do pracy i dominację nowoczesnych form dialogu, wspieranych przez Millenialsów, którzy zaludniają coraz więcej miejsc pracy.

Autor: Anna Szczepanowska

Related Posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *