Jak skutecznie tworzyć i prowadzić sieci społecznościowe w firmach (ESN)? I dlaczego to się opłaca?

Trendy w zarządzaniu pracownikami od kliku lat zmierzają w podobnym kierunku: więcej zaufania, szacunku, partnerstwa, transparentności i zdecydowanie dużo więcej multikanałowej, wielokierunkowej komunikacji. Wymuszają to zarówno zmiany pokoleniowe, jak i transformacje kulturowe (w tym korzystanie z mediów społecznościowych i nieograniczony dostęp do informacji). Zarządzenie kapitałem ludzkim łączy się dziś z kulturą feedbacku i otwartym dialogiem, koncentracją na rozwoju pracowników czy budowaniem zaangażowanych zespołów. Jak to robić skutecznie?

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Jakie cele organizacyjne można zrealizować dzięki ESN (enterprise social networking), czyli sieciom społecznościowym w firmach
  • Jak wykorzystać dialog z pracownikiem w budowaniu nowych inicjatyw
  • Jak zbudować bank wiedzy w firmie korzystając z wewnętrznej sieci społecznościowej
  • Jak wykorzystać otwartość wewnętrznej sieci społecznościowej w firmie do weryfikacji rzeczywistych potrzeb pracowników

W małych kilkuosobowych firmach pracownicy zwykle utrzymują relacje face to face – na bieżąco omawiając postępy pracy, wymieniając się doświadczeniami itd. Niekiedy używają do tego prostych narzędzi komunikacyjnych. W momencie gdy organizacja ma co najmniej kilkadziesiąt osób, takie zarządzanie interakcjami w firmie nie jest już możliwe. Pracownicy nawet jeśli spotykają się ze sobą regularnie, zwykle poruszają się w dość ograniczonych tematycznie obszarach, nie są w stanie nawiązywać relacji, dawać i czerpać wiedzy w większym zakresie. 

I jest to dla firmy wielka strata. Bo każdy pracownik to wiedza i doświadczenie. Jeśli natomiast jest to pracownik zaangażowany, to także większa wydajność (będzie pracował lepiej) i mniejsze ryzyko, że zmieni pracę. To cenne atrybuty – zwłaszcza w czasach, gdy mamy do czynienia z nawet kilkudziesięcioprocentową fluktuacją na kluczowych dla firmy stanowiskach. 

W LearnPlace.pl niedawno podsumowaliśmy nasze działania w 2019 r. zwracając szczególną uwagę na scenariusze zastosowania społecznościowej komunikacji wewnętrznej, które wyjątkowo dobrze się sprawdzają. Poniżej opisujemy trzy konkretne przypadki, które przyniosły naszym klientom większe niż oczekiwane korzyści biznesowe.

1. Pracownik to najlepszy doradca – warto go słuchać i liczyć się z jego zdaniem. Jak wykorzystać dialog z pracownikiem w budowaniu nowych inicjatyw?

W nowoczesnych, podążających z duchem czasu organizacjach, tradycyjna jednokierunkowa komunikacja góra-dół nie ma już racji bytu. Zwłaszcza gdy istotną część stanowią w nich przedstawiciele młodszych pokoleń, przyzwyczajeni do uczestniczącego sposobu bycia. Pracownicy z pokolenia Y i Z, którzy z dużą dynamiką wchodzą na rynek pracy i stanową coraz większą jego część, chcą być dziś bardziej niż dotychczas częścią organizacji – chcą o niej rozmawiać i decydować o jej przyszłości. I czuć, że mają realny wpływ na jej rozwój. Zapewnienie im możliwości otwartej rozmowy i wymiany spostrzeżeń i uwag jest jednym z kluczowych elementów dobrej jakości komunikacji wewnętrznej. I otwartości na ich pomysły.

Budowanie banku wiedzy organizacyjnej na ich doświadczeniach i opiniach można przeprowadzić na różne sposoby. Jednym z nich jest tradycyjny intranet, w którym pracownicy mogą dzielić się swoimi opiniami odnośnie wybranych inicjatyw i dyskutować na ich temat.

Ale nie oszukujmy się – trzeba ich w tę dyskusję aktywnie włączać. I tu jest praca do wykonania. W wewnętrznych sieciach społecznościowych mamy więcej możliwości takiego zarządzenia społecznością pracowników, żeby poczuli się w życie firmy naprawdę włączeni. Wtedy można skorzystać z ich opinii i chęci podzielenia się nimi. Bo nie wystarczy „wrzucić” w wewnętrzną sieć informacji, że oto zbieramy opinie. Mało jest tak dojrzałych organizacji, z tak aktywnymi i zaangażowanymi pracownikami, żeby taki sposób zadziałał od razu (po czasie – kiedy społeczność już się sama angażuje – owszem, jest na to większa szansa).

CASE STUDY #1

Idealnym przykładem realizacji tego trendu jest nieoficjalna zamknięta grupa pracowników, która powstała w ramach jednego z naszych projektów. Dlaczego ta grupa jest taka szczególna? Jej członkowie – kilkudziesięciu szeregowych pracowników – zostali wybrani spośród grona najbardziej aktywnych użytkowników wewnętrznego forum SalesPower (zarówno takich, którzy zazwyczaj przyklaskiwali firmowym inicjatywom, jak pozwalali sobie na konstruktywną krytykę). Centrala firmy wybrała ich po to, aby… opiniowali pomysły i nowe inicjatywy dotyczące sieci sprzedaży zanim zostaną wdrożone w organizacji.

Firma wyszła ze słusznego założenia, że osoba pracująca na co dzień z klientem, najlepiej zna jego preferencje czy potrzeby, a to z kolei pozwala trafniej dopasować np. elementy nowej oferty.

Rezultaty? W ciągu pierwszych czterech miesięcy funkcjonowania grupy, zaopiniowano 6 istotnych inicjatyw – przy wszystkich tematach pojawiło się łącznie ponad 130 uwag, nowych pomysłów i dodatkowych sugestii.

2. Pracownik przekazuje zespołowi wiedzę lepiej niż szkoleniowiec. Jak zbudować bank wiedzy w firmie korzystając z wewnętrznej sieci społecznościowej?

Tzw. social learning, który staje się coraz wyraźniejszym trendem w zarządzaniu pracownikami, ma swoje źródło w podstawowych zachowaniach społecznych. We wczesnych latach życia wzorujemy się bowiem wyłącznie na innych i jest to jedna z najefektywniejszych form uczenia się. Firmy coraz częściej starają się wykorzystać ten mechanizm w swoich działaniach szkoleniowych.

W ubiegłym roku niejednokrotnie wspieraliśmy pracowników w dzieleniu się na naszych forach niezbędną wiedzą, ale jeden z projektów naszym zdaniem wyróżnił się szczególnie. Firma, dla której pracujemy, prowadzi dla działu obsługi klienta specjalną infolinię, na którą doradcy dzwonią w problematycznych sytuacjach – w ten sposób pracownicy na bieżąco otrzymują wsparcie. Rozwiązanie jest skuteczne, jednak zasięg informacji, które otrzymuje pracownik, jest ograniczony tylko do pytającego. Ponieważ firma korzysta z wewnętrznej sieci społecznościowej naturalnym krokiem było rozszerzenie działań także na nią.

CASE STUDY #2

Zaproponowaliśmy model polegający na tym, aby każdego dnia jedno pytanie – najciekawsze, najważniejsze lub najczęściej zadawane – było publikowane, wraz odpowiedzią, na naszym forum.

W efekcie pozostali pracownicy mogą wykorzystać wątpliwości swoich koleżanek i kolegów, aby poprawić swoje własne umiejętności. Aby dodatkowo zachęcić użytkowników do korzystania z nowego kanału wiedzy, organizowane są cykliczne quizy z wiedzy zawartej w zamieszczanych odpowiedziach – stanowi to dodatkową mobilizację dla pracowników, a centrala na bieżąco obserwuje, jaki jest stan wiedzy i gdzie są jej największe braki.

3. Pracownik sam najlepiej wie, czego potrzebuje. Jak wykorzystać otwartość wewnętrznej sieci społecznościowej w firmie do weryfikacji rzeczywistych potrzeb pracowników?

Wg autorów ubiegłorocznej edycji Raportu Płacowego Hays, mimo że benefity pozapłacowe dla pracowników są już rynkowym standardem, nie zawsze odpowiadają potrzebom pracowników. Być może część instytucji nie zawsze ma odpowiednie narzędzia, aby te potrzeby zbadać. My szczęśliwie mamy taką możliwość.

CASE STUDY #3

Na jednym z prowadzonych przez nas forów powstały specjalne grupy – nazwijmy je grupami zainteresowań. Polegają one na samodzielnym i społecznościowym podejmowaniu przez pracowników decyzji dotyczących wykorzystania zakładowych funduszy świadczeń socjalnych. Warunkiem jest zebranie kilkuosobowych grup pracowników, którzy chcą razem spędzić czas poza pracą, realizując swoje różnorodne zainteresowania.
Wśród pierwszych projektów znalazły się m. in. grupy grające rekreacyjnie w kręgle i w rzutki. W rezultacie mamy 19 grup zainteresowań, powstałych w ciągu dwóch pierwszych miesięcy, w które zaangażowało się prawie 150 pracowników.

To zaledwie kilka przykładów funkcjonalności wewnętrznych sieci społecznościowych i idących za nimi działań, które w ubiegłym roku realizowaliśmy w ramach Internal Communication As a Service dla firm i organizacji (różnej wielkości i o różnym profilu działalności). Zachęcamy do dzielenia się Waszymi doświadczeniami i spostrzeżeniami. I do śledzenia naszego bloga. W najbliższych miesiącach opiszemy kolejne praktyki, które cały czas z sukcesem realizujemy.

Related Posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *