Plemię w czasach zarazy. O otwartej komunikacji i płynących z niej korzyściach

 

Ostatnie tygodnie są dla biznesu ogromnym wyzwaniem. Organizacje i pracownicy z niepokojem patrzą na rozwój wypadków i wyczekują momentu, w którym zarówno ustabilizuje się sytuacja bezpieczeństwa indywidualnego, jak i powróci możliwość prowadzenia biznesu. Te firmy, które wcześniej zbudowały kulturę otwartej komunikacji i które można byłoby roboczo nazwać plemiennymi, mogą teraz z tej wartości korzystać. W jaki sposób?

 

W ciągu kilku dni w sieciach zawodowych i grupach tematycznych w mediach społecznościowych pojawiło się mnóstwo wątków związanych z pracą na odległość. Wątków, z których można czerpać informacje o narzędziach, umożliwiających rozproszonym zespołom dyskusje, spotkania na odległość, delegowanie zadań i realizowanie planów. Wszystko to jest w tym momencie oczywiście bardzo przydatne, jednak w całej dyskusji brakuje wątku budowania i zarządzania społecznością i wartości, jaką taka pracownicza społeczność daje. A okazuje się, że w takich trudnych momentach, jest to wartość nieoceniona – zarówno dla samych pracowników, jak i dla całej organizacji.

 

Czego potrzebują pracownicy?

 

W opiniach psychologów, które czytamy w ostatnim czasie, w sytuacji tak bezprecedensowej, jak wybuch epidemii człowiek potrzebuje m.in.:

  • wiedzy o tym, co się dzieje,
  • poczucia, że nie jest w tej sytuacji sam,
  • nadziei,
  • wsparcia,
  • rozładowania w bezpieczny sposób swoich emocji.

 

Jak te potrzeby zaspokoić?

 

Firmy w różny sposób radzą sobie z zaspokajaniem tych potrzeb. Zwykle na pierwszym miejscu stawiają informowanie i przekazywanie procedur bezpieczeństwa pracownikom. To ważne, ale w sytuacji tak silnego napięcia psychicznego, z jakim mamy obecnie do czynienia, istotne są też pozostałe części. Na przykład to, że mimo dystansu społecznego i braku możliwości bezpośredniego kontaktu, nadal jako organizacja trzymamy się razem. Bo poczucie wspólnoty, wsparcie i nadzieję czerpiemy właśnie w relacji z innymi – nie w osamotnieniu. W jaki sposób zapewnić te relacje, gdy ze sobą nie przebywamy, a perspektywa powrotu do stanu sprzed pandemii jest mocno rozmyta?

 

Wirtualna obecność jest oczywistością

 

O zaletach wirtualnej obecności w tej sytuacji nikogo nie trzeba już przekonywać. Nawet zaprzyjaźnione ze sobą osoby korzystają teraz intensywnie z opcji rozmowy online przy wykorzystaniu na przykład sieci społecznościowych. W sieciach zawodowych w ramach jednej organizacji to również działa bardzo dobrze. Sprawdzamy to na bieżąco monitorując wewnętrzne sieci, którymi zarządzamy dla naszych klientów.

Jak na dłoni widać, że firmy, które zawczasu otworzyły swoim pracownikom możliwość komunikowania potrzeb, pomysłów, uwag itd., mają teraz na pokładzie ludzi, którzy w miarę spokojnie – na tyle na ile obecna sytuacja pozwala zachować spokój – podchodzą do zastanej rzeczywistości i dzieląc się na forum swoimi obawami, wskazują też konkretne sprawy wymagające zaopiekowania.

 

Budowanie otwartego dialogu na wagę złota

 

Działy HR mają oczywiście swoje standardowe wyobrażenie na temat tego, co jest pracownikom obecnie potrzebne (korzystają teraz zresztą ze wsparcia psychologów i narzędzi monitorujących sytuację w organizacji), ale informacje uzyskane bezpośrednio od pracowników, którzy w otwartej dyskusji mają szansę podzielić się w zasadzie wszystkim – są bezcenne.

W takiej formule firma może bardzo szybko zadziałać – odpowiedzieć na wątpliwości, zaproponować rozwiązania bezprecedensowe, podobnie jak cała sytuacja. Dzięki wykorzystaniu otwartej komunikacji i dzięki budowie sieci społecznościowej dedykowanej konkretnej organizacji – łatwiej jest w zarządzać tą niecodzienną sytuacją.

 

Komunikacyjny narzędziownik: od tuby zarządu…

 

W sytuacji, gdy pracownicy znacznej części organizacji pracują zdalnie, nie ma właściwie możliwości zarządzania komunikacją bez dedykowanych narzędzi online. Najprostszym ale i najbardziej ograniczonym jest zwykły email. Kolejnym na drodze ewolucji – intranet. Innym – Enterprise Social Network. W pierwszych dwóch wypadkach komunikacja jest bardzo ograniczona – owszem pracownik może odpowiedzieć czy skomentować informację od zarządu. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim wypadku trudne, a de facto niemożliwe, jest jednak budowanie społeczności, a co za tym idzie – rozładowanie w bezpieczny sposób emocji związanych z sytuacją czy zbudowania poczucia pewnej wspólnoty.

 

…do dobrze skomunikowanej społeczności

 

Trzecia opcja – ESN – daje tę możliwość: pracownicy mogą połączyć się w coś na kształt plemienia. Plemię z definicji stanowi grupa spokrewnionych ze sobą rodów, zamieszkujących jeden obszar i zintegrowanych związkami społecznymi i ekonomicznymi.

We współczesnych realiach organizacyjnych jest to bardziej społeczność zintegrowana wokół wspólnych spraw, posługująca się tym samym językiem, charakterystycznym dla danej organizacji, ale jednocześnie zbudowana na pewnej różnorodności i z tej różnorodności czerpiąca. Budowanie plemienia czy inaczej – społeczności opartej na wspólnych wartościach, jest bez narzędzi trudne, albo wręcz niemożliwe. O ile w małych organizacjach da się to robić korzystając z bezpośrednich kontaktów (choć w czasie pandemii i tutaj jest to mocno ograniczone), o tyle w firmach średnich i dużych bez dedykowanej temu sieci społecznościowej właściwie nie ma tej możliwości. Stąd ESN jako trzecia i najbardziej sprzyjająca budowaniu i rozwijaniu społecznościowej, otwartej komunikacji.

 

Zaangażowanie to wyzwanie

 

Myli się jednak ten, kto sądzi, że wystarczy dać pracownikom narzędzie i zapewnić ich o tym, że jako firma jesteśmy otwarci na ich opinie, inicjatywy itd. Ono nie zbuduje takiej kultury. Doświadczenie podpowiada, że jeśli ktoś nie będzie nad społecznością czuwał, dbając o to, by pracownicy aktywnie uczestniczyli w dyskusjach, angażując ich w nowe tematy, to jej pojedyncze ogniwa nigdy się ze sobą mocno nie połączą.

W konsekwencji, zdefiniowane tutaj odpowiedzi na potrzeby psychologiczne pracowników w tym trudnym okresie (nadzieja, wsparcie, rozładowanie emocji), nie zostaną zaspokojone. Wartość takiej komunikacji nie jest zerowa (wciąż zostaje aspekt przekazywania bieżących informacji), ale jednak bardzo ograniczona.

Dlatego pracując nad siecią społecznościową w firmie warto zadbać o to, by ktoś nią „zarządzał”: lider albo moderator, który wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie będzie animatorem działań – kimś, kto angażuje, dba o spokojną wymianę myśli, jest ekspertem w sprawach komunikacji wewnętrznej z jednej strony i dobrym duchem budowania społeczności z drugiej.

 

Co ma z tego firma?

 

Społeczność organizacyjna to wielka siła. Zwłaszcza w takim trudnym okresie.

Organizacje, które wcześniej zadbały o społeczność, udostępniając jej możliwość otwartej rozmowy na forum, są obecnie w sytuacji, w której mogą monitorować nastroje pracowników, poziom ich frustracji czy lęku. Mogą też czerpać od nich inspiracje i rozwiązania, które w standardowej komunikacji nie zostałyby zaproponowane. Otwierając pracowników na dialog, mamy możliwość korzystania z inicjatyw, wiedzy czy nawet wsparcia wielu osób, zamykając ją natomiast – zamykamy pomysły, inicjatywy i wiedzę w silosach. I w sytuacji kryzysu jest to szczególnie dotkliwe.

To właśnie teraz najlepiej widać, że społeczność należy budować (najlepiej w czasach spokoju i dobrobytu), aby w sytuacji kryzysu wyjść z niego obronną ręką. Że aby realizować cele biznesowe, trzeba mieć od tego ludzi, na których można polegać. Business is about people.

Related Posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *