Efektywne wykorzystanie potencjału platform ESN (enterprise social network) w okresie urlopowym i nie tylko

Sezon wakacyjny trwa. Jak wykorzystać ten czas do wzmocnienia komunikacji wewnętrznej, poczucia przynależności pracowników do firmy i integrowania zespołów? O których funkcjach wewnętrznych platform społecznościowych warto pamiętać? Mamy nadzieję, że w tym artykule znajdziecie kilka ciekawych inspiracji.


Lato to oczywiście czas wyczekiwanych urlopów, ale także nieodłącznie związanych z nimi zastępstw i nowych wyzwań dla niektórych pracowników. Jeśli zarządzasz zespołem lub odpowiadasz za komunikację wewnętrzną firmy – warto o tym pamiętać. Niektóre z zatrudnionych czy współpracujących osób w sezonie urlopowym czasowo przejmują obowiązki swoich kolegów i koleżanek. Wiąże się to z nowymi wyzwaniami, koniecznością znalezienia efektywnych rozwiązań w sytuacjach, z którymi na co dzień nie mają do czynienia. Jak ich wesprzeć w nowych zadaniach?


Dodaj nowy temat – ważna funkcja firmowej sieci społecznościowej

Dodawanie nowego tematu/wątku to jedna z podstawowych funkcji platformy ESN. Warto przypomnieć o niej pracownikom. To narzędzie, które pozwala każdemu użytkownikowi założyć nową dyskusję czy zapytać innych, jak radzić sobie w określonych sytuacjach. To miejsce, w którym pracownicy mogą dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem. Szczególnie jeśli organizacja ma charakter rozproszony i ludzie zatrudnieni są w różnych lokalizacjach, warto wykorzystać to narzędzie do stworzenia przestrzeni ułatwiającej przepływ informacji pomiędzy osobami pracującymi w różnych oddziałach i gromadzenie wiedzy o najlepszych praktykach. Oczywiście, podobnie jak w tradycyjnych intranetach, na platformach ESN nowe wątki mogą zakładać również administratorzy forum. Jeśli jakieś tematy się powtarzają, pracownicy zgłaszają pytania lub wątpliwości mailowo czy telefonicznie – to dobry moment na przeniesienie takiej treści na forum. Dla osób zastępujących swoich kolegów i koleżanki firmowa sieć społecznościowa to właściwe miejsce na wymianę informacji z tymi, którzy na co dzień zajmują się danym zagadnieniem w innych oddziałach. Warto aktywnie wykorzystywać to szczególnie w okresie wakacyjnych zastępstw , ale nie tylko. Przyda się także w sezonie jesiennych przeziębień, które też mogą wiązać się z czasową nieobecnością niektórych osób i przy wdrażaniu nowych kolegów i koleżanek do pracy.


Użytkownicy i eksperci

Użytkownicy wewnętrznego forum społecznościowego mają na platformie swoje profile. Zawsze zachęcamy do tego, żeby w profilu podawać imię, nazwisko, stanowisko i numer telefonu. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ każdy może przeszukać listę osób korzystających z forum i w razie potrzeby wysłać wiadomość lub skontaktować się telefonicznie. Może się to przydać np. w czasie zastępowania kolegi lub koleżanki z pracy. W nowej lub niejasnej dla siebie sytuacji pracownik może wyszukać inną osobę, pracującą na analogicznym stanowisku i poprosić o pomoc. Żeby ta forma wsparcia zadziałała, konieczne jest zachęcanie pracowników do tego, by w czasie pracy byli zalogowani w firmowej sieci społecznościowej. Tylko to daje gwarancję, że wiadomość i odpowiedź dotrą na czas.
Na większości naszych serwisów udostępniamy także funkcję Eksperci/Zapytaj eksperta. Pozwala ona na oznaczenie wybranych pracowników jako ekspertów w danej dziedzinie. Do listy ekspertów użytkowników może dodawać administrator po akceptacji osób zarządzających firmową siecią społecznościową.

Użytkownicy mogą przeszukiwać listę ekspertów i zadawać im pytania. Do momentu wpisania przez eksperta odpowiedzi, pytanie jest widoczne tylko dla eksperta, do którego było skierowane, jednak po publikacji odpowiedzi tekst staje się dostępny dla wszystkich użytkowników platformy ESN (enterprise social network). Tym samym tworzy się baza wiedzy złożona z pytań pracowników i odpowiedzi ekspertów, która może być bardzo pomocna, szczególnie dla mniej doświadczonych członków zespołu, albo właśnie w okresie wakacyjnym i powakacyjnym, kiedy z jednej strony firmy ubożeją o doświadczonych pracowników przebywających na urlopach, a z drugiej – kiedy rozpoczynają się nowe kampanie, akcje sprzedażowe czy są akcentowane i promowane nowości w ofercie.

W okresie letnich i zimowych urlopów można wprowadzić dodatkowe aktywności – np. dyżury ekspertów z danej dziedziny, tematyczne czaty z ekspertami na żywo, konkursy na najbardziej pomocnego eksperta itp. Funkcję Zapytaj eksperta można także wykorzystać jako narzędzie doceniania najbardziej aktywnych i wspierających użytkowników forum. Może ona wzmocnić ich więź z firmą i dać im poczucie, że zostali zauważeni a ich postawa w pewnym sensie wyróżniona i pozytywnie oceniona.


Quizy i ankiety – zapytaj pracowników, jak możesz im pomóc

Na wewnętrznej platformie społecznościowej jest możliwość dodania do treści quizów i ankiet. Można je wykorzystać np. do zapytania pracowników, z jakimi wyzwaniami wiąże się dla nich okres urlopowy i jak firma może ich wesprzeć w ich codziennej pracy w tym czasie. Oczywiście, zadanie tego pytania jest jednocześnie zobowiązaniem do tego, że podjęte zostaną przynajmniej wybrane działania wskazane przez osoby z zespołu. Jednak już samo wyjście z inicjatywą i zainteresowanie się potrzebami pracowników z pewnością będzie przez nich odebrane pozytywnie i wzmocni ich poczucie przynależności do firmy. Quizy i ankiety można także stosować jako formę zabawy i integracji – mogą dotyczyć nie tylko merytorycznych tematów, ale również wątków bardziej rozrywkowych.

Zachęcamy do wykorzystywania tych narzędzi nie tylko w sezonie urlopowym, ale na co dzień – szczególnie jeśli w firmie wprowadzane są jakieś zmiany, wdrażane są nowe programy czy produkty. Quizy i ankiety warto także stosować w okresie pracy zdalnej, związanej z pandemią. Oczywiście, wszyscy mamy nadzieje, że nie dojdzie do kolejnego lockdown’u, gdyby jednak tak się stało, warto pamiętać o tym sposobie utrzymania kontaktu z pracownikami i weryfikacji ich potrzeb oraz opinii. Szczególnie w tym czasie może też być pomocne uruchomienie bardziej rozrywkowych, budujących przyjazną atmosferę quizów i ankiet na platformie ESN.


Okres urlopowy – dobry moment na zbieranie pomysłów na innowacje?

Zdecydowanie tak! W poprzednich akapitach pisaliśmy o tym, ze w okresie urlopowym pracownicy zastępują siebie nawzajem. To z jednej strony czas nowych wyzwań dla wielu osób, ale jednocześnie doskonała okazja do spojrzenia na niektóre tematy z innej perspektywy, „świeżym okiem”. Ktoś, kto na co dzień zajmuje się innymi sprawami, może mieć bardzo ciekawe i odmienne spojrzenie na zagadnienia, z którymi styka się w czasie zastępstwa. Warto to wykorzystać i zapytać pracowników o ich pomysły, propozycje ulepszeń, wnioski.


Jak zbierać pomysły przez enterprise social network?

Dobrym narzędziem, którego można do tego użyć, jest funkcja Dodaj pomysł. Może to zrobić każdy użytkownik. Wypełnia wówczas krótki formularz, w którym podaje nazwę pomysłu, jego opis oraz informacje o tym, jakie korzyści przyniesie firmie wdrożenie go. Opcjonalnie może dodać załącznik. Jeśli zdecydujemy się na uruchomienie i promowanie funkcji Dodaj pomysł, bardzo ważny jest odzew organizacji. Pracownicy najlepiej znają firmę i jej klientów, dlatego zgłaszanych przez nich pomysłów na innowacje nie należy lekceważyć. Warto zainwestować czas w ich ocenę i wdrożenie lub choćby dostrzeżenie najciekawszych propozycji.

W weryfikację pomysłów można zaangażować osoby z wyznaczonych działów. Doskonale sprawdzi się także połączenie funkcji Dodaj pomysł z cyklicznym programem inicjatyw pracowniczych, w którym np. raz na miesiąc lub raz na kwartał najlepsze pomysły będą nagradzane. Mogą być to drobne nagrody rzeczowe lub pieniężne, a czasami nawet oficjalne podziękowanie osobie, która zgłosiła wartościową inicjatywę, pochwalenie jej na forum i pogratulowanie ciekawego pomysłu. Funkcję Dodaj pomysł można również wykorzystać do jednorazowych akcji – np. do zbierania pomysłów na określone działania w czasie wakacyjnym, czy na zadane tematy – np. na poprawienie jakości obsługi klientów, zwiększenie sprzedaży danej usługi, zwiększenie lojalności klientów, udogodnienia dla klientów w okresie pandemii, poprawę BHP, działania proekologiczne itp.


Firmowa sieć społecznościowa – narzędzie integracji

Na koniec jeszcze jedna rzecz, o której warto pamiętać. Sezon wakacyjny to czas zwykle związany z pozytywnymi emocjami – wypoczynkiem, radością, pasją odkrywania nowych miejsc, samorealizacją, rozwojem zainteresowań. Warto te pozytywne emocje wykorzystać również na platformie ESN. Zarówno wakacje, jak i czas bezpośrednio po nich, to dobry moment na organizację konkursów o tematyce wakacyjnej oraz na wprowadzenie nieco mniej formalnych tematów na forum (np. polecanie ciekawych destynacji urlopowych, przeczytane i polecane na wakacje książki, filmy czy odwiedzone festiwale itp.).

Nie są to tematy merytoryczne, ale mogą pomóc w integrowaniu pracowników, wzajemnym poznawaniu się nie tylko w obszarze zawodowym, ale też prywatnym, czyli w budowaniu dobrej atmosfery, a to również bardzo ważny i zyskujący na znaczeniu aspekt satysfakcji pracownika w miejscu pracy. Z badań „Randstad Employer Brand 2021” wynika, że znaczenie dobrej atmosfery pracy w porównaniu z analogicznym badaniem z 2020 roku wzrosło aż o 19 punktów procentowych i jest, na równi ze stabilnością zatrudnienia, na 2. miejscu na liście najbardziej pożądanych aspektów zatrudnienia w polskim rankingu, zaraz po atrakcyjnym wynagrodzeniu i benefitach. Dobra atmosfera pracy wyprzedziła nawet wydawałoby się tak ważne aspekty, jak: możliwość rozwoju zawodowego, równowaga między pracą a życiem prywatnym, lokalizacja czy interesujące treści pracy.


Jak widać okres wakacyjny i powakacyjny także może być dobrym momentem na podjęcie ciekawych inicjatyw w ramach komunikacji wewnętrznej na platformie ESN. Na koniec krótkie podsumowanie w formie infografiki


Related Posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *