4 znaki, że komunikacja w Twoim zespole kuleje

Podziel się:

Rola leadera w zespole jest często niezrozumiana i postawiona na głowie. Wielu managerów ma wrażenie, że stanowią autorytet i ostatnią instancję, do której muszą się zwracać pracownicy, tymczasem w rzeczywistości jest to rola całkowicie służebna; leader ma za zadanie umożliwić komunikację działu z innymi departamentami, oraz zadbać, aby komunikacja wewnętrzna w dziale przebiegała gładko i podwładni mieli wszystko, co jest im potrzebne do wykonywania swoich zadań.

Sens słowa kryje się w jego oryginalnym języku – angielskim. Leader to ten, który prowadzi (leads), pomaga omijać mielizny, wspiera i wskazuje kierunek. Nie jest to natomiast ktoś, kto ustanawia swoją dominację poprzez oczekiwanie, że dział wykona swoją pracę samodzielnie, i będzie się można nią pochwalić przed przełożonym na koniec kwartału. Takie podejście często niweczy jakiekolwiek wysiłki zespołu, który nie może liczyć na swojego managera i nie traktuje go jako ważną część działu, a jako kwiatek do kożucha, który utrudnia pracę. Końcowym rezultatem jest ignorowanie przełożonego i postrzeganie go jako utrudnienia w swojej pracy.

Czy jesteś w takiej sytuacji? Czas pochylić się nad kilkoma objawami tej choroby biurowej:

1. To, co otrzymujesz od podwładnych, jest zupełnie różne od tego, o co poprosiłeś

Powody takiej sytuacji są zazwyczaj dwa, i często występują jednocześnie; po pierwsze możesz wydawać polecenia, które Tobie wydają się klarowne i jednoznaczne, ale dla każdego z członków znaczą zupełnie coś innego.

Przykład: Anna z działu marketingu firmy X wydaje swoim copywriterom polecenie „potrzebujemy nowego folderu reklamowego – spiszcie treści do niego potrzebne w możliwie zwięzły sposób„.

Oczekiwania Anny: Gotowe teksty do folderu na podstawie spotkania z zeszłego tygodnia, na którym omawialiśmy ewentualną zmianę w kierunku komunikacji firmy i położenie nacisku na treści skierowane do jednostek samorządu terytorialnego.

Efekt prac: Tomek jako treści najbardziej priorytetowe w materiałach reklamowych wybrał private banking, ofertę kredytową dla MŚP i leasing, ponieważ wie, że firma dotychczas chciała skupić się na pozyskaniu klientów B2B; powyższe tematy spisał w formie listy zagadnień do opracowania.

Kamil natomiast napisał gotowe teksty, co zajęło mu kilka godzin, na tematy, które znajdowały się w poprzedniej wersji folderu, zakładając, że trafiły tam kwestie najistotniejsze.

Drugim powodem może być brak odpowiedniego nadzoru nad postępami prac. Niektórzy leaderzy, obawiając się wpadnięcia w micromanagement, zostawiają swoich pracowników samych sobie, aby im nie przeszkadzać. Takie podejście jest zrozumiałe, ale stosunkowo często robione statusy są niegroźną dla poczucia samodzielności i sprawczości podwładnych formą kontroli stanu zleconych zadań. Dzięki nim jesteś w stanie na czas zwrócić uwagę na niewłaściwą interpretację polecenia lub otrzymanej informacji. Pamiętaj, że powyższe to bardziej dodatkowy bonus związany z organizowaniem statusu niż jego cel – status służy pracownikom do rozwiewania wątpliwości i zadawania pytań odnośnie swojej pracy, a nie do spowiedzi.

2. Zespół przekracza deadline’y

Jeśli deadline’y są stale przekraczane, to zespół albo nie ma wrażenia, że sam traktujesz te terminy serio, albo nie rozumie natury deadline’u. Ten pierwszy casus wymaga ustanowienia konsekwencji za przekroczone terminy; nawet zwykła rozmowa rozpoczęta od pytania „co się stało?” komunikuje już priorytet sprawy. Pokaż podwładnym, że przekroczenie deadline’u nie jest rzeczą nieznaną w biurowym środowisku, ale wymaga konkretnego i dającego się obronić powodu.

Przykład: Jan, wychodząc w środę z biura, powiedział „jutro jestem w delegacji, ale chciałbym mieć raport gotowy w piątek o 15:00„.

Oczekiwania Jana: W piątek, najpóźniej o 15:00, raport będzie leżał na moim biurku.

Efekt prac: Katarzyna, wiedząc, że Jan nigdy do tej pory nie wyciągnął żadnych konsekwencji z opóźnień, raport zaczęła pisać o 13:00 w piątek i wysłała go mailem długo po tym jak Jan wyszedł tego samego dnia z biura.

Jakub uznał, że w zasadzie nic się nie stanie, jeśli raport poczeka – dostał pilne zadanie od osoby spoza działu i zajął się nim.

3. Nie wierzysz w to, że zespół da sobie radę z zadaniami

Brak wiary w swój zespół to znak alarmowy, że coś nie gra. Dobry leader nie może prawidłowo zarządzać działem, którego pracownikom nie ufa i nie wierzy w ich kompetencje i zdrowy rozsądek. Powodem może być Twój własny problem z delegowaniem zadań, który należy rozwiązać możliwie szybko, ponieważ w krótkim czasie może stać się przyczynkiem do powstania informacyjnego wąskiego gardła. Jeśli natomiast powodem jest przewlekły problem z wydolnością Twojego zespołu, to czas na ewaluację i zastanowienie się, jak go rozwiązać stosując lepsze metody komunikacyjne. Jesteś na prostej drodze do wejścia w micromanagement, który uczyni Cię nauczycielem przedszkolnym, a nie leaderem.

Przykład: Karol zlecił swojemu zespołowi stworzenie nowej strategii rozwoju dla działu sprzedaży: „chcę, żebyście wspólnymi siłami stworzyli nową strategię dla sprzedawców, która pomoże nam osiągnąć nowe wyniki. Mamy czas do środy! W razie wątpliwości moje drzwi są otwarte „.

Oczekiwania Karola: W środę otrzymam projekt strategii, i będę zaangażowany w proces, żeby moi pracownicy osięgneli pożądany efekt.

Efekt prac: Jacek w pewnym momencie przestał brać aktywny udział w projekcie, ponieważ więcej czasu spędzał na tłumaczeniu swojej każdej decyzji przed Karolem, niż na burzy mózgów i pracy.

Julia, mając poczucie, że Karol jej nie ufa, postanowiła zrobić gołe minimum, ponieważ uznała, że jest traktowana jak niekompetentna stażystka. Resztę czasu przeznaczoną na zadanie wykorzystała na zaległe drobnostki.

Istnieje także możliwość, że doprowadziłeś do sytuacji, w której zespół ma głębokie wątpliwości, czy powinien rozwiewać razem z Tobą swoje wątpliwości, bo feedback świadczy o Twoim postrzeganiu pytań jako objawu niekompetencji. Warto wtedy poprosić o opinię osoby trzeciej, w której bezstronność ufasz, ponieważ w przeciwnym razie możesz sprawić, że Twoi podwładni będą z pełną świadomością popełniać błędy, by uniknąć przykrych interakcji z Tobą.

4. Pracownicy spytani o cele długofalowe wzruszają ramionami lub rozmijają się ze stanem faktycznym

Mało rzeczy jest tak istotnych jak to, żeby pracownicy wiedzieli, jaką rolę odgrywają w całościowym sukcesie firmy, ale ze świecą szukać managera, który to swoim podwładnym uświadamia. W rezultacie rzesze pracowników kładą nacisk na sprawy często mało istotne i poświęcają czas i energię na rozwiązanie problemów, które można odłożyć na półkę z napisem „W razie gdybyśmy mieli wolny kwadrans”. Brak jasnego określenia, co jest celem długofalowym (określenie tej długofalowości leży w Twojej gestii) spowoduje, że dział będzie dostarczał pracę być może jakościową, ale niezgodną z Twoimi i firmy oczekiwaniami.

Przykład: Ewelina sądzi, że jej zespół ma jasną wizję dalszych kroków firmy: „chcemy osiągnąć 200% wyniku sprzedażowego za II. kwartał 2019 r., i zrobimy to za pomocą silnego wsparcia marketingowego nowej linii produktów „.

Oczekiwania Eweliny: Pracownicy będą wspierali dział marketingu i odciążali go z zadań, które może wykonać ktoś inny.

Efekt prac: Michał zapytany o wizję firmy mówi, że pewnie marketing ma jakąś prezentację dla nowozatrudnionych na ten temat.

Żaneta twierdzi, że wizja firmy opiera się głównie na promowaniu różnorodności, bo centralę w końcu dostosowano do potrzeb pracowników z niepełnosprawnościami.

Co zrobić, gdy zdasz sobie sprawę, że komunikacja w Twoim dziale kuleje?

Jest kilka kroków które możesz przedsięwziąć.

  • Przede wszystkim rozważ alternatywne wobec dotychczasowych metody komunikacji. W LearnPlace ułatwimy każdemu zespołowi efektywne dzielenie się informacjami dzięki przejrzystej historii komentarzy i możliwości zanurzenia komunikacji w środowisku pełnym zasobów – inspirowanej systemami typu intranet platformie SalesPower dostępnej dla wszystkich pracowników firmy. Obciążenie wewnętrzną moderacją w firmie powoduje przedłużenie się czasu udzielenia feedbacku, a często w ogóle eliminuje możliwość udzielenia go. Oferowana przez nas platforma moderowana jest natomiast przez doświadczone wsparcie LearnPlace, co zwalnia pracowników z działów komunikacji wewnętrznej czy marketingu z czasochłonnego obowiązku monitorowania sytuacji. Moderatorzy LearnPlace pełnią rolę pomocy w komunikacji, przesyłając odpowiednim osobom informacje o tym, że ich wgląd w sprawę jest niezbędny.

    W ten sposób komunikacja działa nie tylko pionowo, ale i poziomo, na skos, i w korkociągu; otrzymanie potrzebnej odpowiedzi na pytanie staje się dużo prostsze, ponieważ udzielić jej może nawet przypadkiem trafiający na dany komentarz dyrektor regionalny czy konsultant. Niezbyt dobrze komunikujący się leader będzie miał wsparcie zewsząd w postaci newsletterów, przypomnień, pop-upów, powiadomień push i innych form opatrywania informacji, zanim zdąży przyswoić umiejętności efektywnej komunikacji.
  • Zaplanuj regularne statusy z zespołem i jasno określ, jaką formę przybiorą i ile będą trwały. Egzekwuj ich urządzanie i oczekuj zaangażowania w ich uczestnictwie; deleguj poszczególne elementy spotkania konkretnie wyróżnionym osobom, np. „Karolu, proszę zajmij się ustaleniem agendy statusu wtorkowego”.
  • Zacznij korzystać z narzędzi do planowania pracy i zadań typu Trello, Asana, Timenotes czy inne. Weryfikuj co jakiś czas, jak dokładnie pracownicy z nich korzystają, i w razie wątpliwości zadawaj pytania: „Aniu, widzę, że raczej rzadko wrzucasz do Asany swoje zadania. Czy stoi za tym jakiś konkretny powód czy to przeoczenie?”
  • Wykorzystaj już istniejącą infrastrukturę biurową, taką jak flipcharty, tablice suchościeralne. Staromodne sposoby na przypominanie o zadaniach bywają bardzo skuteczne – zwłaszcza, gdy ubiera się je w nowe szatki jako zarządzanie wizualne czy LEAN management!

Jakie jeszcze sposoby na efektywną komunikację zadań zasugerowalibyście?

Podziel się: