Working out Loud zaangażuje pracowników w zmianę

Podziel się:

Wielokierunkowa komunikacja wciąż zbyt rzadko kojarzona jest w firmach ze wzrostem zaangażowania pracowników i poprawą sprawności organizacyjnej. Pewnie dlatego tak trudno zainspirować managerów z dużych organizacji ideą Working out Loud

Co pomyślicie o firmie, która w mediach społecznościowych komunikuje się z klientami raz na kwartał? Która ogłasza plan zmian i deklaruje, że będzie na bieżąco relacjonować ich przebieg, a następnie milknie na długie tygodnie? Która potrzebuje trzy miesiące, aby odpowiedzieć klientowi na pytanie? Pewnie pomyślicie, że firma ma problem z komunikacją. Gdy podobna sytuacja występuje w komunikacji z pracownikami, jako problem traktowana jest znacznie rzadziej.

Jeśli refleksja o lukach w komunikacji następuje, to pojawia się często wtedy, gdy organizacja jest w trakcie gruntownych zmian: długofalowych programów transformacji, budowania kultury jakości i konkurowania know-how zamiast kosztem siły roboczej. Takie zmiany obejmują zazwyczaj kompletne przeprojektowanie procesów, standardów pracy i obsługi klienta. Zapowiadający je management na każdym kroku podkreśla, że dla ich powodzenia najważniejsze jest „zaangażowanie wszystkich pracowników”. Działy komunikacji wewnętrznej dwoją się więc i troją, by dotrzeć do pracowników z informacją o zmianie i przekonać ich o jej zaletach.

Komunikacja silna głównie na etapie zapowiedzi zmiany

Informacyjna ofensywa rusza i imponuje rozmachem, a skrzynki pracowników pękają w szwach: patetyczne listy od zarządów, materiały video w których management opowiada, co i jak poprawi, dedykowane newslettery, aplikacje do zgłaszania pomysłów na wzrost wydajności.

Mijają tygodnie, rewolucja trwa, ale komunikacyjnie o niej jakby coraz ciszej. Z coraz rzadziej aktualizowanych zakładek w intranecie trudno się dowiedzieć, jak zmiana przebiega i czy w ogóle coś w niej się dzieje. No i co z naszymi pomysłami? Czy w ogóle ktoś w centrali je czyta? – dopytują pracownicy. W tym samym czasie management próbuje dociec, dlaczego entuzjazm w firmie słabnie, a nowych pomysłów nie przybywa.

Working out Loud utrzyma zainteresowanie zmianą wśród pracowników

Z pomocą może przyjść Working out Loud (WoL), podejście do współpracy i komunikacji oparte na bieżącym relacjonowaniu działań pracownika, zespołu, departamentu lub całej firmy. Szczegółowo tę koncepcję opisał w swojej książce John Stepper, manager Deutsche Banku w Nowym Jorku. W WoL nie tyle chodzi o komunikację efektów końcowych, ile o dzielenie się przebiegiem pracy w trakcie jej wykonywania. Działania inspirowane ideą Working out Loud, zainicjowane w odpowiednim czasie, mogą więc zapobiec sytuacji, w której pochłonięta wdrażaniem zmian firma, zapomni o komunikowaniu się z pracownikami.

Idealną przestrzenią do zastosowania tego podejścia są wszelkie wewnętrzne sieci współpracy społecznościowej: Yammer, MS Teams, IBM Connections, Slack, SalesPower czy Workplace by Facebook. Jak je wykorzystać, by transformacja była widoczna zanim jej efekty zaczną być w pełni odczuwalne?

  • Pokazujcie, że zmiany dzieją się na co dzień, tu i teraz.  Tabelka ze statusem zmian umieszczana raz na kwartał w intranecie to za mało.
  • Postawcie na regularnie aktualizowane mikroblogi, w których zespoły będą w krótkich postach dzielić się informacjami o tym, nad czym teraz pracują.
  • Zachęcajcie pracowników do interakcji. Pisząc o uproszczeniu procedury, optymalizacji procesu lub poprawie działania jakiejś wewnętrznej aplikacji, namawiajcie do zadawania pytań i dzielenia się spostrzeżeniami.
  • Wracajcie regularnie z informacją zwrotną na temat statusu pomysłów zgłaszanych przez pracowników. Jeśli wdrożenie pomysłu nie jest możliwe, poinformujcie dlaczego tak jest.
  • Zaangażujcie zarząd – niech raz na jakiś czas weźmie udział w czacie z pracownikami, zamieści post, w którym zapyta o wybrany aspekt transformacji, podziękuje za coś lub po prostu zlajkuje infografikę, w której pokazujecie usprawnienie wdrożone dzięki sugestii pracownika.
  • Szukajcie nieformalnych liderów – szeregowych pracowników najbardziej zaangażowanych w zmianę. Niech narracja o zaletach zmiany nie płynie tylko z poziomu top managementu.
  • Dziękujcie pracownikom za to, że dzielą się uwagami, nawet jeśli są krytyczne.
  • Chwalcie się sukcesami jak tylko zmierzycie pierwsze pozytywne efekty usprawnień i optymalizacji. Nie poprzestawajcie na zapowiedzi tego, co zostanie zmienione, pokazujcie, że to miało sens.
  • Relacjonujcie za pomocą zdjęć i filmów spotkania projektowe, wyjazdy i warsztaty na których konsultujecie zmiany z ludźmi w terenie. Namówcie uczestników spotkań, żeby dorzucali swoje zdjęcia i dzielili się wrażeniami.
  • Postawcie na mniej formalny, partnerski i przyjazny styl komunikacji. W WoL chodzi też o skracanie dystansu.

To tylko niektóre możliwości zastosowania WoL w praktyce. Działy komunikacji wewnętrznej, które próbują być ambasadorami takiego podejścia, nie mają w firmach lekko. Metodą prób i błędów uczą się wykorzystania wielokierunkowych narzędzi do komunikacji i walczą z własnymi nawykami wyniesionymi z zarządzania tradycyjnym intranetem. Otwartej komunikacji na pewno nie sprzyjają też hierarchiczne, silosowe kultury organizacyjne. Silnie zakorzeniona opozycja centrala vs teren powoduje, że trudno o zaufanie i partnerski dialog. Żeby WoL stało się nawykiem, potrzebne są więc warsztaty, edukacja i praca u podstaw.

Komunikacja z pracownikami coraz bardziej podobna do tej z klientami

Working out Loud pokazuje, jak silnie do komunikacji wewnętrznej przenikają mechanizmy jeszcze nie tak dawno kojarzone z aktywnością firm i ludzi na zewnątrz. Marki i liderzy różnych dziedzin prowadzą swoje profile na Facebooku czy Twitterze, bo wiedzą, że od angażującej komunikacji w dużej mierze zależy sukces ich przedsięwzięć i pozycja na rynku. Dlatego chcą do swoich odbiorców docierać bez pośredników, kształtować opinie i postawy, rozpoznawać nastroje i reagować natychmiast. Czy nie o podobne cele chodzi w komunikacji z pracownikami, zwłaszcza gdy firma postanawia zmienić się o 180 stopni? Warto zwracać uwagę na te analogie wszystkim, którzy zachęcani do Working out Loud powtarzają, że komunikacja to nie ich obszar.

 

Magdalena Rogoża, Social Enterprise Consultant, LearnPlace.pl
Magdalena Rogoża
Social Enterprise Consultant
LearnPlace.pl
Podziel się: